Корпоративный портал Интранет


Модуль «Интранет» предназначен для управления задачами и поручениями, организации коллективных событий, резервирования переговорных и ресурсов, работы с электронными заявками.

Модуль используется для выполнения простого и расширенного поиска по базе сотрудников, отображения кадровых изменений, происходящих в компании, автоматического построения графика отсутствия сотрудников, организации доски почета, мониторинга дней рождения сотрудников, создания календарей событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции, импорта пользователей из «1С:Зарплата и Управление Персоналом».


Календари в MS Outlook на одной сетке

 
Бронирование переговорных

Двунаправленная интеграция с Microsoft Outlook


В модуле реализована не просто интеграция, а двунаправленная интеграция с Microsoft Outlook.* Это значит, что вы можете не только импортировать данные с Портала в популярную почтовую программу, но и синхронизировать (!) эти данные (общие календари компании, свои персональные календари, контакты сотрудников и задачи) с MS Outlook. При этом Портал и MS Outlook сами между собой «договорятся», и внесенные изменения  в одной программе автоматически отобразятся в другой!

Интеграция выполнена в полном соответствии со спецификацией корпорации Microsoft. Двунаправленный обмен данными с MS Office Outlook работает на основе протокола управления списками SharePoint, базирующегося на SOAP.







  • двусторонняя синхронизация данных Портала и MS Outlook;
  • синхронизация общих календарей компании;
  • синхронизация персональных календарей сотрудников;
  • синхронизации сотрудников с Microsoft Outlook;
  • синхронизация контактов сотрудников;
  • синхронизация задач сотрудников;
  • импорт структуры, экспорт и  синхронизация изображений пользователей;
  • возможность настройки работы под IIS;
  • реализация на основе протокола управления списками SharePoint;
  • подключение календарей Портала в статическом и динамическом режиме;
  • экспорт нескольких календарей Портала в MS Outlook;
  • отображение экспортированных календарей на одной сетке в MS Outlook.

Поиск сотрудника


На Портале поиск сотрудника реализован таким образом, чтобы вы могли найти человека, не дотрагиваясь до клавиатуры - только щелкая мышью и перемещаясь по подразделениям. И даже первых букв любой фамилии будет достаточно для поиска коллеги. Можно искать дополнительно по должностям и другим элементам - это еще ускоряет процесс. А в результате поиска вы попадаете на личную страничку сотрудника в компании - его профайл. 




  • быстрый поиск сотрудника по анкетным данным;
  • использование как простого, так и расширенного поиска по базе сотрудников;
  • моментальное получение дополнительной личной информации о сотруднике на представленной по запросу его странице;
  • облегчение коммуникации между сотрудниками:  с полученной в результате поиска личной страницы можно отправить мгновенное сообщение сотруднику, оставить сообщение в его личном форуме или комментарий в персональном блоге.

Структура компании


Целая секция на Портале - «Компания» призвана сформировать ее правильный образ - лицо. Разместите здесь официальную информацию о руководстве, миссии, стратегии и структуре компании. Создайте общественную фотогалерею и видеотеку. Все это будет не только создавать, но и укреплять корпоративную культуру и имидж компании. 





  • наглядное представление иерархии департаментов, офисов и отделов компании;
  • общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре;
  • официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила);
  • календарь событий компании;
  • фото и видео отчеты о деятельности компании;
  • лента важных новостей отрасли, возможность импорта из внешних источников;
  • внутренние вакансии компании;
  • контакты и реквизиты для быстрого доступа.
  •  упрощение поиска подразделения, отвечающего за какую-то функцию;
  • быстрое определение человека, выполняющего конкретные обязанности в рамках выбранного подразделения.                        

Кадровые изменения


Страница служит для просмотра кадровых изменений как целиком по компании, так и по отдельным подразделениям. Здесь же можно проследить за изменениями, происходящими в карьере любого из сотрудников. 




  • отображение изменений, происходящих в карьере сотрудников;
  • просмотр кадровых изменений целиком по компании;
  • просмотр кадровых изменений по отдельным подразделениям;
  • при добавлении нового сотрудника автоматически добавляется стартовая запись о кадровом изменении.                                         

График отсутствий


График отсутствий на Портале  наглядно отображает информацию об отсутствующих сотрудниках. Достаточно взгляда на график, чтобы увидеть, кто из них в отпуске, а кто в командировке. Прокрутите график по временной шкале - на нем отобразится информация за выбранный период. Хотите - по всей компании, хотите - по подразделениям.





  • визуализация присутствия сотрудников на рабочем месте за текущий месяц;
  • отображение графика присутствия/отсутствия за любой месяц, выбранный по временной шкале с помощью кнопок навигации;
  • формирование графика как по всей компании, так и в разрезе подразделений;
  • цветовая маркировка причин отсутствия сотрудников;
  • получение актуального списка присутствующих или отсутствующих сотрудников с указанием причины их отсутствия;
  • быстрое перемещение по ссылке из списка на страницу отсутствующего для выяснения этих причин;
  • планирование работы компании и занятости сотрудников с учетом известных периодов их отсутствия, отраженных в графике;
  • планирование отпусков сотрудников в соответствии с действующими в компании правилами (не более двух отпусков одновременно  в подразделении и т.п.).

Доска почета


Портал содержит страницу, аналогичную обычной Доске почета. И на нее можно «вывешивать» особо отличившихся сотрудников. В результате все в компании узнают, что кого-то наградили и за что, и смогут тут же на Портале их поздравить. Здесь же вы сможете быстро получить список сотрудников, имеющих особые награды и отличия. 




  • создание страницы, аналогичной обычной Доске почета;
  • помещение на Доску почета особо отличившихся сотрудников;
  • указание причины попадания сотрудников на Доску почета;
  • получение списка сотрудников, имеющих особые награды и отличия;
  • возможность быстро поздравить сотрудника с полученной наградой.                                         

Дни рождения


Портал напоминает о грядущих днях рождения коллег и формирует актуальные списки именинников. Теперь желающие не забудут поздравить коллегу с радостным событием, отправив ему прямо на Портале сообщение. 




  • создание странички для напоминания о грядущих днях рождения коллег;
  • быстрое получение информации о текущих и ближайших именинах;
  • формирование актуального списка именинников по всей компании;
  • формирование актуального списка именинников по подразделениям;
  • возможность поздравить сотрудника с радостным событием, тут же отправив ему сообщение.

Календари событий


Мощнейший механизм для планирования и управления рабочим временем сотрудников! Потому что позволяет сотрудникам не только повышать свою личную эффективность, но и быстро организовываться в рабочих группах и, более того, согласовывать свою деятельность с ключевыми событиями всей компании. 

Уникальная возможность - «избранные календари». Хотите, чтобы процесс планирования рабочего времени в вашей компании стал простым и действенным? Тогда объедините с ее помощью личные календари сотрудника с календарями рабочих групп, календарями компании или других сотрудников компании. Даже в поездке календари будут с вами, поскольку их можно загрузить в мобильный телефон или «перекинуть» в Outlook - к вашим услугам экспорт календарей в формате iCal.





  • каждый сотрудник, рабочая группа и администрация создают любое число календарей;
  • календари различных уровней совмещаются, что повышает удобство работы - как  для отдельных сотрудников и подразделений, так и для всей компании;
  • события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц;
  • на календарь выводятся не только текущие, но и прошлые/предыдущие периоды;
  • размещаются события  непосредственно на календаре - визуально и просто;
  • создаются события с длительностью в минуты - очень удобно при планировании рабочего времени сотрудников, рабочих групп и всей компании;
  • события можно «зациклить» - сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года;
  • сотрудники сверяют свои календари и календари группы с календарями компании, благодаря технологии  «избранные календари»;
  • календари выгружаются  в Outlook или мобильные устройства, запустить можно экспорт не только  каждого календаря по отдельности, но и всех «избранных календарей» в формате iCal;
  • стоит включить напоминания о предстоящих событиях - они пройдут в назначенный срок.

Планировщик событий


Планировать события стало удобнее и, к тому же, с учетом занятости сотрудников. Новый инструмент «Планировщик событий» не только время подберет, оптимальное для всех предполагаемых участников собрания, но даже нужную переговорную забронирует - автоматически! 



Планировщик событий

Теперь вы сразу можете переходить к Планировщику событий, после того, как составили список участников встречи. Прямо в Планировщике событий вы сможете настроить все: определиться с местом этой встречи, подобрать время, когда нужная переговорная не занята, выбрать «окно», когда все участники свободны, вставить описание события и текст приглашения. И, что самое главное, все это происходит визуально - перед вашими глазами!




 В Планировщике:


  • отображаются графики занятости всех приглашенных к участию сотрудников и самих переговорных комнат;
  • масштаб отображения графиков изменяется от 1 дня до 30 минут, что облегчает поиск «окна»;
  • вертикальная планка планируемого события краснеет, если событие перекрещивается с другим;
  • планируемое событие перетаскивается мышью в любой другой временной период;
  • продолжительность события изменяется мышью или набором с клавиатуры;
  • при необходимости тут же добавляются новые участники события;
  • выбирается место для коллективного события;
  • добавляется текст приглашения, который уйдет всем участникам;
  • задается описание события, разъясняющее его суть;
  • выставляется «занятость» всех участников на время намечаемого события;
  • указывается важность события с возможностью предварительного напоминания о нем всем участникам.

Коллективные события


Коллективные события – необычайно эффективный механизм – попробуйте воспользоваться им, в очередной раз рассылая приглашения и собирая подтверждения от сотрудников - для участия в событиях и собраниях компании или рабочей группы. Удивитесь, насколько упрощаются рутинные операции - все происходит наглядно и быстро.

На Портале удобно планировать общие события компании, контролировать занятость и отсутствие сотрудников в офисе. Допустим, планируете вы встречу, на которую хотите пригласить нужных сотрудников. Портал при этом отображает занятость коллег на время встречи. С учетом этой информации вы можете пригласить только тех, кто свободен, или совсем перенести встречу на другое время - удобное для большинства участников. Или, скажем, уходит  ваш сотрудник в отпуск на неделю. Достаточно сделать отметку в его личном календаре, и этот период отобразится на общем Графике отсутствий. 



  • планировать групповое время можно многими способами;
  • планировать рабочее время сотрудники могут через персональный календарь;
  • отметки об отсутствии в офисе сотрудники делаются в личных календарях сотрудников;
  • отсутствующие сотрудники автоматически отображаются  в общем графике отсутствий;
  • коллективные события создаются во всех календарях;
  • на событие приглашается любое количество участников;
  • при планировании встреч в календаре отображается занятость сотрудников;
  • приглашенные на событие участники оповещаются по системе внутренних сообщений;
  • каждый участник отправляет подтверждение или отказ от  участия;
  • коллективные события отражаются в календарях приглашенных участников;
  • при отмене или удалении назначения событие снимается из календарей участников;
  • о предстоящем событии всем участникам выводятся напоминания.

Резервирование переговорных и ресурсов


Инструмент  для резервирования ресурсов и переговорных позволяет планировать мероприятия в соответствии с занятостью помещений.

Планируйте с его помощью свои встречи заранее, - и не будете постоянно натыкаться на занятые переговорные. Ведь при бронировании переговорных у вас есть возможность выбрать свободную переговорную по нужным характеристикам, отменить бронь, распределить права доступа на бронирование, указать необходимость подготовки помещения. Вот почему сервис бронирования переговорных является одним из самых популярных в компаниях и внедряется  в первую очередь.





  • на портале создается любое число переговорных и ресурсов для управления;
  • распределяются права доступа к бронированию между сотрудниками;
  • занятость переговорных просто и визуально размечается непосредственно на календаре;
  • занятые ресурсы отображаются для просмотра в формате день/неделя/месяц;
  • для поиска свободных помещений совмещается несколько переговорных на едином календаре;
  • переговорные бронируются на несколько минут или часов;
  • предусмотрено бронирование на целый день без указания времени;
  • создается повторяющееся бронирование в течение дня/недели/месяца/года;
  • сотрудникам выводятся напоминания о бронировании.

Управление задачами и поручениями


На Портале имеется механизм четкой постановки последовательности задач и планомерной их реализации. С его помощью каждый отдельный сотрудник может управиться с задачами и проще, и быстрее. Есть возможность управления задачами в рамках рабочей группы - когда каждый участник проекта не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием. Существует множество вариантов представления заданий, и эти варианты позволяют легко контролировать свои задачи, видеть сами поручения и процесс исполнения сотрудниками. К тому же один и тот же инструмент управления может использоваться на всех уровнях бизнес-процессов. С таким механизмом работа всего коллектива станет гораздо эффективней.





  • каждый сотрудник создает персональные задачи и управляет ими;
  • участник группы создает задачи членам рабочих групп и управляет ими в соответствии с назначенными ему правами;
  • к задаче можно прикреплять файлы и выставлять задачам степень важности;
  • персональные и групповые задачи можно «раскладывать» в папки по темам;
  • каждой задаче назначается ответственный за выполнение;
  • ответственные подтверждают принятие задач или ставят отказ от выполнения;
  • сотрудники и участники групп получают уведомления об изменении созданных ими задач;
  • по завершенным задачам исполнители предоставляют отчеты;
  • предусмотрен контроль за выполнением задач с индикацией их состояния и готовности в процентах.

Работа с электронными заявками


В Портале - целый набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов! Оформляйте с их помощью свои электронные заявки «на раз-два». Портал ускорит обработку таких процедур (пропуска, визитки, водители, канцелярские товары) и сэкономит время на рутинных операциях.





  • каждый сотрудник создает любое число электронных заявок;
  • определяется любое число полей и типов данных запрашиваемых в заявке;
  • определяется любое число статусов, по которым проходит обработка заявки, по умолчанию: Новая/Принята к рассмотрению/Обработана/Отклонена;
  • назначаются группы сотрудников на размещение заявок;
  • назначаются группы сотрудников, обрабатывающих заявки;
  • отправляются почтовые уведомления о создании заявки, ее обработке, отклонении и т.д.;
  • осуществляется контроль за статусом исполнения заявок для каждого сотрудника;
  • ведется архив размещенных и обработанных заявок.

Импорт пользователей 





  • импорт пользователей списком из «1С:Зарплата и Управление Персоналом» сразу при установке продукта;
  • упрощение процесса с помощью пошагового мастера импорта списка пользователей;
  • использование инструмента сжатия для ускорения передачи данных при импорте.


Рекомендуется версия Outlook 2007